Persiapan Sebelum Mengadakan Acara Gathering Kantor

Tiba-tiba jadi panitia gathering kantor? Wah, nano-nano rasanya ya. Harus bikin persiapan sebelum mengadakan acara gathering yang epic dan diingat semua rekan kantor karena bisa jadi portofolio bagus.

Tahu nggak sih kalau gathering kantor bisa jadi momen yang sangat dinantikan oleh semua karyawan. Fungsinya itu lho, selain untuk mempererat hubungan antar tim, acara ini juga bisa menjadi kesempatan untuk bersenang-senang dan melepas penat. 

Nah, agar gathering kantor sobat Susindra bisa sukses dan tidak boring, ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan. Yuk, simak tips berikut!

Pembentukan panitia dan strukturisasinya

Langkah pertama adalah menentukan susunan panitia. Biasanya, panitia terdiri dari beberapa posisi penting seperti: 

1. Ketua Panitia, yang bertanggung jawab atas keseluruhan acara dan koordinasi antar anggota panitia. 

2. Sekretaris, biasanya mengurus administrasi, seperti pencatatan rapat dan dokumentasi. 

3. Bendahara untuk urusan mengelola anggaran dan keuangan acara. 

4. Bidang Acara, bertugas menyusun jadwal dan mengatur kegiatan selama gathering. 

5. Bidang Logistik bertugas mengurus kebutuhan logistik seperti transportasi, akomodasi, dan perlengkapan. 

6. Bidang Konsumsi bertugas menyediakan makanan dan minuman untuk peserta. 

7. Bidang dokumentasi bertugas mengabadikan momen-momen penting selama acara. 

8. Bidang Keamanan berperan dalam menjaga keamanan dan kenyamanan peserta selama acara gathering.

Coba lihat lebih baik lagi potensi rekan kerja yang bisa diajak dalam tim persiapan sebelum mengadakan gathering kantor. 

Tentukan Tujuan dan Tema Acara

Setelah pembentukan panitia, langkah selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah menentukan tujuan dari gathering kantor. 

Apakah untuk team building, merayakan pencapaian, atau sekadar refreshing? 

Bisa dikembangkan lagi lho, tujuan acara dan tema yang tepat. 

Setelah itu, pilih tema yang sesuai dengan tujuan tersebut. Tema yang menarik bisa membuat acara lebih seru dan terarah.

Pilih Lokasi yang Tepat

Lokasi adalah salah satu faktor penting dalam pelaksanaan gathering kantor. Pastikan tempat yang dipilih mudah dijangkau oleh semua peserta dan memiliki fasilitas yang memadai. 

Bebas pilih tempat outdoor atau outdoor. Bisa pilih pantai atau pegunungan. Gatthering full indoor juga bisa. Tentukan hotel, resort atau villa yang cocok.

Susun Rangkaian Acara

Buatlah jadwal kegiatan yang jelas dan terstruktur, mulai dari sesi pembukaan, permainan, hingga acara puncak seperti pemberian hadiah doorprize. Pastikan semua kegiatan bisa diikuti oleh seluruh peserta dan sesuai dengan tema yang telah ditentukan.

Perencanaan yang teliti dan terstruktur bisa membuat semua peserta betah sampai akhir.

Koordinasi dengan Tim

Pastikan semua persiapan berjalan lancar dengan melakukan koordinasi yang baik dengan tim. Bentuk panitia kecil yang bertanggung jawab atas masing-masing bagian, seperti konsumsi, dokumentasi, dan keamanan. Komunikasi yang baik akan memastikan semua rencana berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Rapat koordinasi bisa dilakukan secara berkala dan intensitasnya meningkat menjelang hari H. Enaknya sekarang ini, tak harus selalu bertemu langsung, kan. Rapat daring/online juga bisa.

Siapkan Kenang-Kenangan

Souvenir kantor bisa menjadi kenang-kenangan yang berkesan bagi para peserta. Pilihlah souvenir yang unik dan bermanfaat, seperti mug, t-shirt, atau tote bag dengan logo perusahaan. Souvenir ini juga bisa menjadi media promosi yang efektif.

Evaluasi dan Feedback

Setelah acara selesai, jangan lupa untuk melakukan evaluasi. Minta feedback dari peserta mengenai hal-hal yang perlu diperbaiki untuk acara selanjutnya. Evaluasi ini penting untuk meningkatkan kualitas gathering kantor di masa mendatang.

Dengan persiapan yang matang, gathering kantor kamu pasti akan berjalan sukses dan meninggalkan kesan yang mendalam bagi semua peserta. Selamat merencanakan acara dan semoga sukses!