Tiba-tiba jadi panitia gathering kantor? Wah, nano-nano rasanya ya. Harus bikin persiapan sebelum mengadakan acara gathering yang epic dan diingat semua rekan kantor karena bisa jadi portofolio bagus.
Tahu nggak sih kalau gathering kantor bisa jadi momen yang sangat dinantikan oleh semua karyawan. Fungsinya itu lho, selain untuk mempererat hubungan antar tim, acara ini juga bisa menjadi kesempatan untuk bersenang-senang dan melepas penat.
Nah, agar gathering kantor sobat Susindra bisa sukses dan tidak boring, ada beberapa persiapan yang perlu dilakukan. Yuk, simak tips berikut!
Pembentukan panitia dan strukturisasinya
Langkah pertama adalah menentukan susunan panitia. Biasanya, panitia terdiri dari beberapa posisi penting seperti:
1. Ketua Panitia, yang bertanggung jawab atas keseluruhan acara dan koordinasi antar anggota panitia.
2. Sekretaris, biasanya mengurus administrasi, seperti pencatatan rapat dan dokumentasi.
3. Bendahara untuk urusan mengelola anggaran dan keuangan acara.
4. Bidang Acara, bertugas menyusun jadwal dan mengatur kegiatan selama gathering.
5. Bidang Logistik bertugas mengurus kebutuhan logistik seperti transportasi, akomodasi, dan perlengkapan.
6. Bidang Konsumsi bertugas menyediakan makanan dan minuman untuk peserta.
7. Bidang dokumentasi bertugas mengabadikan momen-momen penting selama acara.
8. Bidang Keamanan berperan dalam menjaga keamanan dan kenyamanan peserta selama acara gathering.
Coba lihat lebih baik lagi potensi rekan kerja yang bisa diajak dalam tim persiapan sebelum mengadakan gathering kantor.
Tentukan Tujuan dan Tema Acara
Setelah pembentukan panitia, langkah selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah menentukan tujuan dari gathering kantor.
Apakah untuk team building, merayakan pencapaian, atau sekadar refreshing?
Bisa dikembangkan lagi lho, tujuan acara dan tema yang tepat.
Setelah itu, pilih tema yang sesuai dengan tujuan tersebut. Tema yang menarik bisa membuat acara lebih seru dan terarah.
Pilih Lokasi yang Tepat
Lokasi adalah salah satu faktor penting dalam pelaksanaan gathering kantor. Pastikan tempat yang dipilih mudah dijangkau oleh semua peserta dan memiliki fasilitas yang memadai.
Bebas pilih tempat outdoor atau outdoor. Bisa pilih pantai atau pegunungan. Gatthering full indoor juga bisa. Tentukan hotel, resort atau villa yang cocok.
Susun Rangkaian Acara
Buatlah jadwal kegiatan yang jelas dan terstruktur, mulai dari sesi pembukaan, permainan, hingga acara puncak seperti pemberian hadiah doorprize. Pastikan semua kegiatan bisa diikuti oleh seluruh peserta dan sesuai dengan tema yang telah ditentukan.
Perencanaan yang teliti dan terstruktur bisa membuat semua peserta betah sampai akhir.
Koordinasi dengan Tim
Pastikan semua persiapan berjalan lancar dengan melakukan koordinasi yang baik dengan tim. Bentuk panitia kecil yang bertanggung jawab atas masing-masing bagian, seperti konsumsi, dokumentasi, dan keamanan. Komunikasi yang baik akan memastikan semua rencana berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Rapat koordinasi bisa dilakukan secara berkala dan intensitasnya meningkat menjelang hari H. Enaknya sekarang ini, tak harus selalu bertemu langsung, kan. Rapat daring/online juga bisa.
Siapkan Kenang-Kenangan
Souvenir kantor bisa menjadi kenang-kenangan yang berkesan bagi para peserta. Pilihlah souvenir yang unik dan bermanfaat, seperti mug, t-shirt, atau tote bag dengan logo perusahaan. Souvenir ini juga bisa menjadi media promosi yang efektif.
Evaluasi dan Feedback
Setelah acara selesai, jangan lupa untuk melakukan evaluasi. Minta feedback dari peserta mengenai hal-hal yang perlu diperbaiki untuk acara selanjutnya. Evaluasi ini penting untuk meningkatkan kualitas gathering kantor di masa mendatang.
Dengan persiapan yang matang, gathering kantor kamu pasti akan berjalan sukses dan meninggalkan kesan yang mendalam bagi semua peserta. Selamat merencanakan acara dan semoga sukses!
13 Komentar
Jujur saya dulu jarang ngerasain gathering kantor, paling banter kami makan di resto dalam kota, belum pernah gathering ke luar kota.
BalasHapusMemang penting banget sih adanya persiapan acara kayak gini, biar acaranya berjalan lancar dan semua menikmati :)
Semoga semakin banyak kantor yang bikin gathering gini, karena butuh banget, lho.
Hapus4. Ternyata jadi panitia gathering kantor nggak mudah juga ya, banyak persiapan yang harus dirancang dan dikerjakan juga ternyata. Aku soalnya hanya anggota, tahunya terima jadi dan hanya mengikuti rangkaian acara, tahunya acara berjalan seru dan bikin happy aja. hehehe
BalasHapusPaling suka jadi seksi acara atau dokumentasi jika dilibatkan dalam acara tahunan kantor. Titik keseruan di kedua penugasan ini tuh menyenangkan banget. Saya kalo sudah disuruh motretin, pasti sebagian besar hasilnya candid. Suka banget lihat ekspresi orang-orang yang tanpa sadar sudah direkam kamera. BTW, jadi panitia apapun, emang gak mudah ya Mbak. Ada tanggung jawab yang berat di sana. Kita harus amanah, mampu menampung banyak masukan, kaya ide, sehingga eventnya berkesan.
BalasHapusBikin acara gathering yang beda Mbak Susi, supaya memorable untuk pesertanya
BalasHapusSeperti bikin zero waste event, atau gathering tanpa sampah
kalaupun ada sampah organik kan bisa dikompos
Betul banget nih, gathering kantor selain sebagai media melepas penat juga sebagai ajang untuk saling mengakrabkan antar karyawan
BalasHapusDulu pernah mengkoordinir acara kantor. Yang paling riweh ifu selalu seksi acara sama seksi perlengkapan, apalagi kalau acara kantornya di outdoor. Tapi habis itu kesannya banyak banget... Yg terpenting siapin stamina untuk semua orang yg terlibat di dalamnya. ❤️❤️
BalasHapusGathering kantor diperlukan agar karyawan bisa refreshing, sehingga meningkatkan kinerjanya.
BalasHapusAku pernah jadi Tim panitia gathering kantor. Meski jadinya kerjaan nambah tapi happy banget. Persiapan dengan konsep yang jelas akan sangat memudahkan selama bertugas.
BalasHapuskerjaan aku di bagian promosi event-event, baik itu event external atau internal. Memang seru kalau ada acara begini, rekan-rekan dari area lain bisa kumpul gitu, tapi sebagai panitia memang kesibukannya beda sendiri, sibuk ini itu, kesana kemari. Tapi demi kelancaran acara, semangat aja pokoknya
BalasHapusTernyata banyak juga yang harus dipersiapkan untuk acara gathering kantor ya. Walau lumayan riweuh tapi pengalamannya pasti berkesan dan kepake lagi nanti kalau ada acara sacam itu lagi ya mba
BalasHapusSaya kalau ada acara gitu suka deg-degan, kuatir ada yang kurang. Kalau di kantor saya dulu ga ada gathering sih, cuma ada makan-makan biasa. Memang kalau bisa dibentuk susunan panitia yang lengkap ya mbak agar mempermudah koordinasi
BalasHapusAcara gathering kantor seperti ini memang seru ya, bisa meningkatkan harmonisasi antar karyawan. Btw, pemilihan tempat sendiri jadi poin krusial banget. Kalau tempatnya bagus, sudah pasti pelaksanaan gathering kantornya akan berjalan nyaman dan aman
BalasHapusTerima kasih sudah berkenan meninggalkan jejak di sini. Mohon tidak memasang iklan atau link hidup di sini. :)