Cara Efektif Mencegah Fraud Absensi Karyawan

Dalam sebuah perusahaan tak jarang absensi karyawan menjadi sumber fraud oleh karyawan itu sendiri. Fraud dapat diartikan sebagai cara tidak jujur atau tindak kecurangan yang dilakukan oleh pribadi maupun kelompok dalam satu komunitas untuk memperoleh kepuasan pribadi. Nah, cara mencegah fraud dalam lingkup sebuah perusahaan salah satunya dengan menggunakan sistem absensi karyawan secara online.

Sebenarnya budaya fraud yang biasa terjadi melalui absensi karyawan dapat dicegah atau paling tidak diminimalkan dengan berbagai cara. Dalam hal ini perusahaan harus menerapkan cara-cara tersebut sedini mungkin supaya kebiasaan fraud tidak semakin mengakar.

Strategi atau pencegahan fraud sendiri dapat dilakukan dengan cara-cara yang cukup efektif berikut ini. 

Menggunakan Absensi Online

Untuk mencegah tindakan fraud absensi karyawan, salah satu cara paling efektif yaitu menggunakan absensi online. Secara singkat, absensi karyawan merupakan alternatif sistem pelayanan mandiri bagi karyawan namun tetap fleksibel dan terjamin keamanannya.

Intinya seluruh data yang tersimpan dalam absensi online ini sangat sulit untuk diubah. Mengapa demikian? Karena seluruh data yang sudah dimasukkan dan tersimpan telah terenkripsi dan bisa ter-update secara berkala. Disamping itu, karena absensi karyawan online termasuk salah satu sistem layanan bersifat mandiri maka ruang gerak karyawan juga sangat kecil jika berniat melakukan fraud.

Memperbaiki Sistem Kerja

Menggunakan absensi karyawan online mampu meminimalisir fraud absensi karyawan. Kendati demikian akan lebih baik lagi jika dibarengi dengan memperbaiki sistem kerja. Perlu diketahui bahwa sistem kerja sangat berpengaruh terhadap perilaku karyawan, termasuk ketika melakukan kecurangan atau fraud. 

Ada beberapa contoh sistem kerja yang tidak efektif dan kurang “ramah” bagi karyawan, misalnya jam kerja diatas normal tanpa ada gaji lembur. Kondisi inilah yang kadang-kadang membuat karyawan melakukan berbagai tindak kecurangan.

Ada juga sistem kerja yang sangat ketat, pengajuan cuti dipersulit, birokrasi kerjasama yang sangat bertele-tele atau bahkan kebijakan pimpinan yang justru cenderung punya perilaku fraud juga. Beberapa hal tadi kemudian mendorong karyawan untuk melakukan fraud yang kemudian menjadi kebiasaan.

Meningkatkan Employee Engagement 

Employee engagement dapat diartikan suatu keterikatan karyawan pada perusahaan yang ditandai dengan sikap ataupun perilaku positif pada pekerjaan maupun organisasinya. Keterikatan ini umumnya ditunjukkan melalui perasaan bersemangat dalam bekerja dan dedikasi tinggi demi kemajuan perusahaan. Bisa dikatakan employee engagement ini merupakan kunci sukses sebuah perusahaan. 

Dari nilai positif employee engagement tadi, untuk mencegah fraud maka perusahaan perlu meningkatkan employe engagement itu sendiri. Misalnya dengan menumbuhkan rasa nyaman serta kepuasan karyawan yang bekerja di perusahaan, salah satunya menghilangkan budaya micromanagement. 

Bila perlu pihak perusahaan juga memberi fasilitas insentif dalam bentuk penghargaan. Fasilitas-fasilitas penunjang kerja seperti kesempatan mengembangkan karir atau mengembangkan kemampuan personal juga perlu diberikan oleh perusahaan sebagai bentuk apresiasi kerja bagi karyawan. 

Dari berbagai macam cara mencegah fraud absensi karyawan, menggunakan absensi online memang cara yang paling direkomendasikan. Dengan kata lain ketidakjujuran atau kecurangan-kecurangan karyawan saat melakukan absensi kemungkinan besar tidak terjadi lagi.

Saat ini absensi karyawan online pada software HR Talenta dan Payroll sudah dilengkapi fitur geo-tagging. Dengan demikian karyawan bisa melakukan absensi kapan saja dan dimana saja tanpa takut mereka melakukan kecurangan.

Software absensi karyawan online Talenta memiliki keunggulan rekapitulasi data yang dapat dilakukan secara real-time, bahkan dapat dikonversi menjadi berbagai macam format file. Dengan demikian pekerjaan sebagai personalia menjadi lebih mudah, cepat, dan ringkas.